1.1. Wat zijn persoonsgegevens?
We verwerken alleen maar persoonsgegevens voor duidelijke doelen en als daar een goede reden voor is. De wet noemt dit “doelbinding”. Gegevens mogen alleen voor deze doelen gebruikt worden of voor doelen die er logisch bij aansluiten.
Onder persoonsgegevens valt alles waardoor wij kunnen zien óf waardoor we kunnen achterhalen dat jij het bent. Dit zijn directe persoonsgegevens zoals je naam, e-mailadres en telefoonnummer, maar ook gegevens over je gezondheid. Dit noemen we bijzondere persoonsgegevens.

1.2. Welke persoonsgegevens verzamelen we en voor welk doel doen we dit?
Wij als verwerkingsverantwoordelijke verzamelen de meeste persoonsgegevens met als doel om je de zorg en hulp te kunnen verlenen. Hiervoor sluiten we een overeenkomst met jou. Hiervoor verwerken we de volgende persoonsgegevens enkel en alleen met jouw specifieke toestemming:

• Algemene gegevens zoals je voor- en achternaam, voorletters, geslacht, woonadres, geboortedatum
• BSN-nummer, bankrekening (enkel als dit nodig is en altijd met jouw toestemming);
• Informatie over jouw omgeving zoals je familie, vrienden, mentor of curator (als je die hebt);
• Gegevens over de zorg die je krijgt, welke zorg je ontvangt;
• Indien van toepassing, zorgverleners en begeleiders die zorg verlenen aan jou;
• Indien van toepassing, wie jouw huisarts en andere zorgverleners zijn;
• Informatie die wij verkrijgen van onze medewerkers en andere zorgverleners over je gedrag en eventuele incidenten waarbij je bent betrokken;
• En overige informatie die jij aan ons geeft tijdens het verlenen van zorg zoals vragen, verzoeken of klachten.

We vinden het belangrijk jou te melden dat wij geheimhoudingsplicht hebben, je bent dus niet verplicht informatie te delen. Uiteraard is het wel in belang van jouw zorgverleningsproces om over relevante informatie te beschikken maar jij hebt de regie hierin. Bij het delen van informatie en opvragen ervan dient er altijd om specifieke toestemming gevraagd te worden aan jou.

1.3 Waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens?
We mogen alleen persoonsgegevens verwerken als de wet dat toestaat, dit noemen we “grondslag”. Deze grondslag hebben we als we jouw persoonsgegevens verwerken omdat we een contract hebben of willen sluiten (zoals een zorgovereenkomst). Zintri verwerkt jouw persoonsgegevens op basis van een wettelijke grondslag voor verschillende doelen. Deze doelen zijn hieronder kort beschreven:

• Om de zorg en hulp te verlenen zoals we hebben afgesproken in het zorgplan/ondersteuningsplan en zorgovereenkomst;
• Om informatie uit te wisselen in het kader van een beschikking / indicatie met de indicatieverstrekker;
• Om geleverde zorg te declareren (bij gemeente of zorgkantoor, zorgverzekeraar);
• Om goede zorg te verlenen en deze te verbeteren;
• Om goede samenwerking met onderaannemers of als hoofdaannemer te kunnen onderhouden en waarborgen;
• Om onze administratie bij te houden;
• Om klachten en incidenten te onderzoeken en hierop te reageren;
• Om jouw vragen en verzoeken te beantwoorden en om contact met jou te houden;
• Om te laten zien dat wij ons houden aan gemaakte afspraken en regels van de overheid;
• Om eigen financiële controles uit te voeren;
• Om onze rechten uit te oefenen of te verdedigen, bijvoorbeeld bij een klachtencommissie;
• Om uitvoering te geven aan wetten en regels;
• Voor kwaliteitsverbetering en/of bij te dragen aan onderzoek voor wetenschappelijke doeleinden.

1.4. Wie verwerkt jouw persoonsgegevens?
Zintri is de overkoepelende naam van de volgende onderdelen die verantwoordelijk zijn voor de verwerking van de persoonsgegevens. Als we het over Zintri hebben dan bedoelen we daarmee:

• Zintri Nederland (Ambulante zorg – begeleiding & behandeling)
• Zintri Home 4 You (Beschermd wonen)

1.5. Met wie delen we jouw persoonsgegevens?
Zintri werkt samen met andere organisaties, zoals gemeenten en andere zorgaanbieders. Soms is het voor Zintri noodzakelijk om je persoonsgegevens te delen met deze samenwerkende partijen. Wij doen dit alleen als hiervoor een geldige reden is en als dit noodzakelijk is en belangrijk, enkel alleen ná en met jouw specifieke toestemming. We zullen jou voorafgaand aan het delen of opvragen van informatie vragen om een toestemmingsverklaring te tekenen waarin specifiek staat opgenomen om welke informatie het gaat.

Onze samenwerkende partijen mogen je gegevens uitsluitend gebruiken voor het uitvoeren van de desbetreffende diensten en mogen jouw gegevens niet zelfstandig gebruiken of doorgeven. Ook kan het zijn dat we door overheidsinstanties of andere partijen wettelijk worden verplicht om jouw gegevens af te staan. We delen dan alleen de strikt noodzakelijke gegevens. Op grond van zorgwetgeving is Zintri bijvoorbeeld verplicht persoonsgegevens te verstrekken aan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd en GGD over calamiteiten die hebben plaatsgevonden. Ook het CBS (centraal bureau statistiek) vraagt gegevens op, Zintri is wettelijk verplicht deze aan te leveren voor Jeugd.

1.6. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?
Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is (het verwerkingsdoel) voor het aanmeldproces en de afgesproken hulpverlening, tenzij wij de persoonsgegevens langer moeten bewaren op basis van wet- en regelgeving. Wij zijn namelijk wettelijk verplicht onze zorg goed te documenteren voor zowel gemeenten, zorgverzekeraars, zorgkantoren, de IGZ alsook de belastingdienst. Het gaat hierbij nadrukkelijk om de gegevens die zijn opgenomen in jouw cliënten-
/zorgdossier, zoals benoemd in onderdeel 1.2. Hierbij moeten wij de bewaartermijn aanhouden van 20 jaar (lees: twintig) op basis van de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO). De overgang van 15 naar 20 jaar is per januari 2020 van kracht gegaan. Persoonsgegevens specifiek voor onze financiële administratie bewaren wij minimaal 7 (lees: zeven) jaar. Dit is conform de wettelijke termijn gesteld door de belastingdienst.

1.7. Hoe beveiligen wij je persoonsgegevens?
Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens goed te beveiligen tegen verlies of diefstal. Zintri werkt volgens de eisen NEN7510 en heeft voor alle medewerkers een beveiligde mobiele werkplaats, ook onze systemen voldoen aan de vigerende veiligheidseisen. Zo zijn wij ervan verzekerd dat jouw gegevens veilig zijn en conform de geldende privacy eisen. Communicatie met derden (enkel met jouw toestemming) gebeurd via beveiligd mailverkeer zodat ook het contact met externen de veiligheid en privacy gewaarborgd is. Ook zorgen wij ervoor dat jouw gegevens alleen worden verwerkt door mensen of organisaties die dat mogen. Medewerkers van Zintri die toegang hebben tot je gegevens, hebben een geheimhoudingsplicht en mogen enkel met jouw specifieke toestemming gegevens delen. Met organisaties met wie wij je gegevens delen, leggen wij vast dat zij dezelfde beveiligingsmaatregelen treffen.

Als er sprake is van het verwerken van gegevens in contact met derden stellen wij altijd een verwerkersovereenkomst op (onderaannemers zijn hier een voorbeeld van), deze worden bijgehouden in een register. Welke verwerkingen er allemaal zijn en wat er aan persoonsgegevens inzitten (register van verwerkingen), worden apart bijgehouden.

De gegevens worden passend beveiligd, zowel technisch als organisatorisch. Hoe we dat doen hebben we vastgelegd in ons informatiebeveiligingsbeleid. Dit is op te vragen via servicedesk@zintri.nl t.a.v. de functionaris Gegevensbescherming van Zintri (dhr. E.Laureijsen). Mocht er onverhoopt toch iets misgaan, dan hebben we daarvoor een procedure Datalekken. Tevens op te vragen via servicedesk@zintri.nl t.a.v. de functionaris Gegevensbescherming. Hetzelfde beleid geldt voor onze medewerkers, mocht er onverhoopt iets misgaan dan zijn zij verplicht hier een incidentmelding van te maken onder vermelding van ‘datalek’ en deze in te dienen bij de functionaris Gegevensbescherming conform de procedure Datalekken. Bij vermoedens van een datalek wordt er door de functionaris Gegevensbescherming allereerst onderzocht of er persoonsgegevens (van gevoelige aard) betrokken zijn. Zo ja, dan wordt er gemeld aan de autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkenen. Mochten er geen persoonsgegevens (van gevoelige aard) betrokken zijn dan hoeft er niet gemeld te worden en kan de kwestie worden afgehandeld. De doorlooptermijn na de ontvangen incidentmelding datalek is 24 uur.

1.8. Geheimhouding
Alle medewerkers hebben, vaak vanuit de wet maar ook vanuit hun arbeidsovereenkomst, geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat er geen informatie gedeeld en/of opgevraagd mag worden zonder dat je hiervoor specifieke toestemming verleent en tevens dat informatie die door jou gedeeld wordt met medewerkers valt onder de geheimhoudingsplicht (mag zonder jouw toestemming niet gedeeld worden).

2. Wat zijn jouw rechten?

2.1. Inzien, aanpassen, verwijderen of overdragen van jouw gegevens
Je hebt altijd het recht om in te zien welke gegevens wij van je hebben. Zodra je aan ons kenbaar maakt dat je jouw gegevens wilt inzien, verstrekken wij deze binnen 30 dagen. Jouw dossier kun je ook opvragen, dit kan fysiek na identificatie. Ook heb je het recht om jouw persoonsgegevens door Zintri te laten wijzigen of om ze te laten verwijderen. Voor het wijzigen of verwijderen van jouw gegevens geldt dezelfde termijn als voor het inzien van de gegevens, namelijk binnen 30 dagen. Ben je een actieve cliënt van Zintri? In dat geval hebben wij jouw gegevens nodig voor het uitvoeren van onze zorgovereenkomst en kunnen we de gegevens (nog) niet verwijderen. Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens van ons te ontvangen, zodat je deze gemakkelijk kunt overdragen aan een andere organisatie. Ook kun je ons vragen de informatie rechtstreeks over te dragen aan een derde partij. Dit geldt alleen voor gegevens waarvoor je ons toestemming hebt gegeven om ze te verwerken en voor gegevens die nodig zijn om een overeenkomst uit te voeren. Je kunt bezwaar maken tegen bepaalde bewerkingen van jouw persoonsgegevens. Zintri zal dan kijken of dit bezwaar terecht is en daar dan aan tegemoet komen.

2.2 Gebruikmaken van je privacyrechten
Om gebruik te maken van je rechten kun je een schriftelijk verzoek indienen bij de functionaris gegevensbescherming van Zintri Nederland, via: servicedesk@zintri.nl dit ter attentie van dhr. Eric Laureijsen (functionaris gegevensbescherming van Zintri).
Zintri beantwoordt jouw vraag of verzoek binnen één week. Als het meer tijd kost, dan informeren we jou hierover binnen een 30 dagen.

2.3 Weten of je de juiste persoon bent
Als je ons een vraag stelt of een verzoek doet, kunnen wij vragen om bewijs van jouw identiteit. Dit doen wij om te voorkomen dat we jouw persoonsgegevens aan een verkeerde persoon of organisatie sturen of verkeerde wijzigingen aanbrengen in jouw persoonsgegevens.

2.4. Een klacht indienen
Wanneer je het niet eens bent met de wijze waarop Zintri omgaat met de verwerking van jouw persoonsgegevens, kun je een klacht bij ons indienen. Zintri heeft hiervoor een klachtenregeling opgesteld, tevens gepubliceerd op onze website. Een klacht kun je intern indienen bij klacht@zintri.nl of extern bij Quasir (externe geschillen en klachtencommissie) via www.quasir.nl (hier kun je via het klachtenformulier een klacht indienen). Wanneer wij er onderling niet uitkomen heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hieronder vind je onze bedrijfs- en contactgegevens. Zo kun je ons te allen tijde bereiken wanneer je vragen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens of gebruik wilt maken van jouw rechten:

Zintri
T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Sprundelsebaan 47, 4838 GM Breda
T: 085 165 00 51
W: www.zintri.nl
E: servicedesk@zintri.nl

2.4.1 Een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Heb je een klacht over het gebruik van je persoonsgegevens? Dan kun je contact opnemen met de functionaris Gegevensbescherming van Zintri (dhr. E. Laureijsen) via servicedesk@zintri.nl
t.a.v. functionaris Gegevensbescherming. Indien je dat wenst kan de functionaris Gegevensbescherming jouw klacht of bezwaar volgens de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens in behandeling nemen. Ook kan de functionaris Gegevensbescherming jou informeren over de mogelijkheid om je klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens in behandeling te geven. Je hebt tevens de mogelijkheid om zonder tussenkomst van onze functionaris Gegevensbescherming een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via het Meldingsformulier klachten van de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/meldingsformulier-klachten

2.5 Gegevensverwerking weigeren/niet verstrekken persoonsgegevens
Wanneer je niet wil dat wij jouw persoonsgegevens verwerken ten behoeve van de zorg- en dienstverlening die wij jou bieden, is dat jouw recht. Dit betekent wel dat Zintri de zorg- en dienstverlening aan jou niet langer door kan zetten.
Wanneer je bepaalde persoonsgegevens niet met ons deelt die wij nodig hebben ten behoeve van de zorg- en dienstverlening die wij jou gaan bieden, is dat jouw recht. Dit betekent wel dat het Zintri Nederland de zorg- en dienstverlening aan jou niet kan starten.